Компьютер в бухгалтерском учете и аудите 2002'3
	Home Поиск Издания Контакты k-press.ru

Продолжается подписка на наши издания! Вы не забыли подписаться?

Компания "Фирма Альфа-Софт"

ИНФИН-бюджетирование
(пример удачного решения актуальной задачи от компании Альфа-Софт, г.Челябинск)

Бюджетирование является одним из видов экономического планирования.

Оно позволяет скоординировать деятельность всех подразделений предприятия для достижения целей, которые ставит перед менеджерами собственник, например, зарабатывания прибыли или увеличения стоимости бизнеса.

Бюджетирование позволяет решить проблемы точного определения потребности в ресурсах (персонал, финансы, производственные мощности, оборотные средства и т.п.), которые необходимы для достижения этих целей. Таким образом, бюджетирование является эффективным инструментом планирования всех сторон деятельности предприятия.

Компанией "Альфа-Софт" (г.Челябинск) была разработана простая и удобная программа "ИНФИН-Бюджетирование". Она работает как специальный модуль на платформе Windows-версии программного комплекса "ИНФИН-Управление" компании "ИНФИН" (г.Москва). Программа не требует от пользователя глубоких знаний по бюджетированию и дает возможность самостоятельно подготовить программу к работе и получать результаты планирования в течение нескольких дней. Данный модуль формирует все стандартные формы бюджетов (бюджет продаж, бюджет себестоимости, бюджет операционной прибыли, бюджет движения денежных средств и т.д.). Эти бюджеты выводятся на экран в удобной форме, и их можно распечатать. В программе реализован сценарный анализ. Информация, содержащаяся в бюджетах, является прекрасной базой для принятия эффективных управленческих решений. Одним из важных преимуществ данной программы является ее комплексность — она позволяет в одной базе, с использованием единых справочников организовать работу экономиста и бухгалтера: планирование ресурсов и финансовых результатов (т.е., собственно, бюджетирования), ведение бухгалтерского учета хозяйственной деятельности, формирование фактического финансового результата и проведение анализа фактического исполнения бюджетов и определения отклонений от плана.

Какие бюджеты формируются программой?

В программе используется нормативный подход. Т.е. в качестве исходных данных в модуле ИНФИН-Бюджетирование" используется информация о нормах расхода ресурсов, коэффициентах расчетов с кредиторов и инкассации, планируемых объемов продаж и значения констант. На основе этих данных программа рассчитывает бюджеты. Сначала формируются различные операционные бюджеты (бюджет продаж, бюджеты запасов, бюджет себестоимости ГП и др.), а затем на основе этих бюджетов формируются основные бюджетные документы или главные бюджеты (бюджет движения денежных средств, отчет о прибылях и убытках, бюджет баланса). Последовательность формирования бюджетов можно представить с помощью схемы (см. рис.1).

В программе пользователь может посмотреть бюджетные документы либо за месяц, либо за год. Месячные бюджеты более подробные, чем годовые. В то же время годовые бюджеты предоставляют информацию о динамике. Каждый бюджет имеет свое назначение и содержание (см. табл. 1).

Рис. 1. Схема формирования бюджетов

Таблица № 1.

Виды бюджетов

Таким образом, система "ИНФИН-Бюджетирование" позволяет формировать практически все бюджетные документы, которые необходимы для анализа и принятия управленческих решений.

Структура модуля

Для удобства освоения и работы в программе вся процедура бюджетирования разбита на последовательные шаги (см. рис. 2). В комплект поставки программы входит база данных с примером и учебное пособие, в котором подробно описаны все шаги и приведены примеры экранных форм.

Рис. 2. Схема работы с программой

Шаг 1: подготовка данных

Предварительная подготовка данных значительно ускоряет и упрощает ввод данных в систему. В первую очередь системе нужны данные по константам, а именно по ставкам налогов, отчислений в фонды, и величине ставки за отработанное время. Кроме того, программа должна "владеть" информацией о следующих нормах:

• нормы расхода материалов на единицу ГП (для расчета затрат на материалы);

• нормы трудозатрат на единицу ГП (для расчета прямых затрат труда);

• нормы запасов ГП и материалов (для расчета бюджетов производства и закупки);

• нормы накладных расходов (для расчета бюджета накладных расходов);

• значение торговой наценки на группу товаров.

Необходимы данные по остаткам ГП и материалов (если для расчета запасов не применяются нормы). Также "под рукой" у системы обязательно должны быть данные по коэффициентам инкассации и расчетов с кредиторами (для расчета денежных потоков), а также данные по ожидаемым объемам продаж (для расчета бюджета продаж).

Шаг 2: запуск программы

Чтобы запустить систему бюджетирования, нужно запустить сервер БД, а затем программу "ИНФИН-Управление" Открывается окно со списком задач (см. рис. 3).

Рис. 3. Окно со списком задач

Выбираем задачу "Бюджетирование". Открывается окно со списком работ задачи "Бюджетирование" (см. рис. 4).

Рис. 4. Окно задачи "Бюджетирование"

К задаче "Бюджетирование" относятся пять видов работ:

• Ввод информации — для ввода данных и расчета бюджетов;

• Бюджеты месячные — для просмотра и печати месячных бюджетов;

• Бюджеты годовые — для просмотра и печати годовых бюджетов;

• Журнал операций — для проверки правильности ввода и изменения данных;

• Настройка программы — для настройки системы (первоначальная очистка БД, изменение рабочего периода).

Рис. 5. Окно работы "Ввод информации"

Рис. 6. Форма для ввода норм по накладным расходам

Рис. 7. Окно работы "Журнал операций"

Шаг 3: ввод данных

После подготовки данных и запуска системы переходим к вводу данных. Для ввода необходимо запустить работу "Ввод информации", а затем зайти в раздел "Ввод данных" (см. рис. 5) и запустить нужную стандартную операцию (см. рис. 6).

Стандартные операции ввода являются циклическими, поэтому в одной операции можно ввести большой объем данных (например, все нормы по накладным расходам за январь 2002 года).

Шаг 4: проверка правильности ввода

Чтобы проверить правильность ввода, запускаем работу "Журнал операций" (см. рис. 7). Выбираем нужный вид данных (например, данные по нормам и коэффициентам). Запускаем журнал операций. Открывается окно со списком операций (см. рис. 8). Выбираем операцию (например, ввод норм по основным материалам на ед. ГП), данные по которой нужно посмотреть. Открывается окно с данными по этой операции (см. рис. 9).

Рис. 8. Окно со списком введенных операций

Рис. 9. Окно с данными по операции

В этом режиме можно проверить правильность ввода и откорректировать данные.

Рис. 10. Окно раздела "Расчет бюджетов"

Шаг 5: расчет бюджетов

После проверки правильности ввода приступаем к расчету бюджетов. Для этого заходим в работу "Ввод информации" (см. рис. 4) и выбираем раздел "Расчет бюджетов" (см. рис. 5). Открывается окно со списком автоматических операций (см. рис.10).

Выберите из списка пункт "ВСЕ операции". После этого программа рассчитывает бюджеты за текущий месяц.

Рис. 11. Окно со списком месячных бюджетов

Шаг 6: формирование и просмотр бюджетов

Для просмотра и печати рассчитанных бюджетов используются работы "Бюджеты месячные" и "Бюджеты годовые" (см. рис. 4). Работа "Бюджеты месячные" для просмотра месячных бюджетов, а работа "Бюджеты годовые", соответственно, для просмотра годовых бюджетов. Запускаем одну из работ. Открывается окно со списком бюджетов (см. рис. 11). Выбираем бюджет, который хотелось бы посмотреть и распечатать. Можно выбрать, например, месячный бюджет запасов и производственной себестоимости (см. рис. 12).

Рис. 12. Бюджет продаж за январь 2002 г.

Шаг 7: анализ бюджетов

Полученные бюджеты являются прекрасной основой для анализа. Например, бюджет запасов и производственной себестоимости показывает ожидаемую величину оборотных активов (запасов ГП и материалов) в натуральном и денежном выражении, а также структуру себестоимости единицы ГП. Бюджет движения денежных средств показывает источники поступления и направления расхода денежных средств, а также величину денежного потока. Бюджет прибылей и убытков дает представление об ожидаемой прибыли. Если бюджет движения денежных средств оказался отрицательным, то можно принять управленческое решение по приходу ДС или изменить структуру продаж. Если, наоборот, получается остаток денежных средств, то Вы можете вложить избыток наличности в ценные бумаги. Вы можете принять управленческое решение и изменить входные параметры, а затем пересчитать бюджеты по новым данным.

Шаг 8: управленческое решение

После анализа принимается управленческое решение. Если по результатам бюджетирования денежных средств не хватает, то Вы можете взять кредит или продать активы (ОС, материалов, ценных бумаг). В программе предусмотрены следующие возможности по приходу ДС:

• реализация основных материалов,

• реализация прочих материалов,

• реализация ОС,

• реализация НМА,

• получения кредита,

• реализация ценных бумаг.

Рис. 13. Список подразделов

Для этого нужно зайти в работу "Ввод информации", а затем зайти в раздел "Ввод данных" (см. рис. 5). Запускается окно со списком подразделов (см. рис. 13). Выбираем подраздел "Управленческое решение по приходу ДС". Запускается форма со списком операций для этого раздела (см. рис. 14).

Рис. 14. Стандартные операции раздела "Управленческое решение по приходу ДС"

Если Вы принимаете решение о приобретении ценных бумаг, то Вам нужно для этого зайти в работу "Ввод информации", а затем зайти в раздел "Ввод данных" (см. рис. 5). Запускается окно со списком подразделов (см. рис. 13). Выбираем подраздел "Закуп ЦБ".

Также Вы можете принять решение изменить входные данные (структуру продаж, накладные расходы, нормы и т.д.). Для изменения входных данных используется журнал операций или работа "Ввод данных" (см. выше).

После внесения изменения данных пересчитываем бюджеты. Для этого просто запускаем расчет бюджетов, как это было показано выше. Можно снова изменить входные данные или принять управленческое решение и снова рассчитать бюджеты, т.е. в модуле реализован сценарный анализ.

Рис. 15. Окно работы "Настройка программы

Шаг 10: изменение месяца

Осталось только изменить месяц. Для этого заходим в работу "Настройка программы" (см. рис. 4), открывается окно со списком разделов. Выбираем раздел "Изменение месяца" (см. рис. 15).

ПРАКТИЧЕСКОЕ БЮДЖЕТИРОВАНИЕ
(опыт внедрения Инфин-бюджетирования на Мукомольном заводе "Победа", г. Челябинск)

Компания "Фирма Альфа-Софт" успешно провела постановку системы бюджетирования на ОАО "Мукомольный завод "Победа"". Это предприятие занимается переработкой зерна, и ему была нужна система типа MRP (Material Resource Planning). В качестве такой системы было принято решение использовать модуль "ИНФИН-Бюджетирование".

Для начала была исследована система планирования и специфика работы предприятии. Большую часть зерна предприятие перерабатывает по давальческой схеме, поэтому у него возникали проблемы с ценообразованием и определением рентабельности получившейся из сырья продукции.

В связи с этим для ОАО "Победа" была разработана специальная настройка, при которой планирование базируется на данных об ожидаемых ценах и объемах поставляемого сырья. Кроме того, используются данные по затратам, ценам на зерно и нормам выхода ГП. Также учитываются другие данные.

Специально для этого предприятия были разработаны формы бюджетов, такие, как бюджет операционной прибыли в разрезе ГП (см. рис. 16), бюджет давальческих цен, бюджет материалов с разбивкой по зерну и видам ГП (см. рис. 16) и т.д.

Рис. 16. Месячный бюджет операционной прибыли в разрезе ГП

В настоящее время ОАО "мукомольный завод Победа" успешно использует данную настройку.

Заключение

Эффективное руководство предприятием немыслимо без четкой постановки целей и реальной оценки потребностей. Модуль "ИНФИН-Бюджетирование" как раз предназначен для таких целей. Кроме того, компания "Фирма Альфа-Cофт" предоставляет услуги по дополнительной настройке модуля и сопровождению программы.

Алина Латипова,
специалист отдела
технической поддержки
компании "Фирма Альфа-Софт

ЗАО "фирма Альфа-Софт"
Адрес: г.Челябинск, ул.Комсомольская, 18
Тел./факс: (3512) 37-76-37, 61-45-13
e-mail: alfasoft@chel.surnet.ru
Интернет: www.alfasoft.ru

Copyright © 1994-2016 ООО "К-Пресс"